Nextcloud, outil collaboratif de partage d’informations

logo de Nextcloud

Petit rappel, l’information sous forme de données ne peut exister que si elle a un support. On oublie souvent l’infrastructure. Pourtant, sans disque dur, sans électricité, sans réseau, … pas d’Internet. L’hébergement dans les nuages (=cloud) parce qu’il économise de l’argent aux entreprises et parce qu’il est plus pratique en rendant l’accès mobile à l’information, s’est beaucoup développé. On trouve des services d’hébergement « gratuits » ou payants. Derrière, des solutions propriétaires ou des alternatives libres et open source.
Zoom sur le logiciel Nextcloud à partir de quelques questions pratiques liées à son usage.

  1. Nextcloud, à quoi ça sert ?
  2. Quelle différence avec un « hébergement propriétaire » ?
  3. Comment accéder à Nextcloud ?
  4. Comment faire si l’on travaille à plusieurs ?
  5. Peut-on communiquer des informations sur Nextcloud à des personnes n’ayant pas de compte ?
  6. Comment sauvegarder les informations partagées ?

Nextcloud, à quoi ça sert ?

Nextcloud, est un logiciel libre, open source et gratuit de stockage de données. « A safe home for all your data. » Il s’installe sur le serveur que vous avez choisi (votre machine locale ou un serveur mutualisé loué auprès d’un fournisseur d’hébergement).
Une interface graphique permet de s’échanger facilement des fichiers ou des dossiers sans avoir besoin par ex. de joindre des pièces jointes dans des emails.

Quelle différence avec un « hébergement propriétaire » ?

Un « hébergement propriétaire » renvoie à une personne (physique ou morale) qui a opté pour un logiciel dont le code source n’est pas ouvert pour stocker des données. Cela peut également désigner un gros hébergeur – souvent soumis à la législation américaine (patriot act...) – proposant un quota d’espace disque gratuit en échange de certaines de vos données personnelles.
Si vous optez, pour l’installation sur votre machine (ou une machine louée dans un data center) d’un logiciel dont le code source a été analysé par une communauté, vous êtes dans le cadre d’un hébergement alternatif ou « libre »de données. Comme tout logiciel, il ne sera pas exempt de bugs, mais, vous aurez une garantie plus importante que le logiciel installé par vos soins face uniquement ce qu’il est censé faire. Par ailleurs, éviter un gros hébergeur permet de limiter le risque d’un crack massif pouvant être très rémunérateur pour des délinquants numériques.

Comment accéder à Nextcloud ?

a. Vous pouvez soit vous offrir Nextcloud en mode Saas (hébergement du service et de vos données par un prestataire de service) soit l’installer sur votre ordinateur (version serveur de Nextcloud).
Nextcloud sera accessible via une url. Les utilisateurs d’un compte Nextcloud s’identifieront par un identifiant et un mot de passe.
Pour éviter de créer trop de comptes, il est possible de créer des comptes non par individu mais par projet ou organisme.

b. Vous pouvez aussi décider d’installer la version cliente sur une autre machine.
Celle-ci vous permettra d’avoir sur votre ordinateur une copie des fichiers présents sur le serveur que vous utiliser. Attention, les fichiers seront synchronisés. Cela signifie que toute action sur le serveur sera reporté localement sur votre machine. Il ne s’agit donc pas d’une sauvegarde proprement dite.

Comment faire si l’on travaille à plusieurs ?

Si vous avez décidé de créer – sans installer un client Nextcloud – un seul compte pour un projet, plusieurs personnes se partagent alors un même identifiant/mot de passe.
Cette méthode connaît de fortes limites s’il faut sécuriser a minima les informations à partager ou pratiquer une diffusion sélective d’information pour ne pas noyer de données les contributeurs d’un projet. Mieux vaut créer des comptes par utilisateur et partager fichier ou dossier en fonction de groupe de travail a déterminer en amont.

Le collectif Pâquerette a réalisé un webinar en juin 2017 « Choisissez des outils collaboratifs et libres pour votre association » dans lequel ils utilisent Nextcloud. Vous pouvez le visualiser à cette adresse. Un Wikibook a également été initié pour documenter en français Nextcloud.

D’autres outils comme les pads (ex. framapad ou framacalc) permettent de travailler à plusieurs simultanément.

Peut-on communiquer des informations sur Nextcloud à des personnes n’ayant pas de compte ?

Oui. Il est possible de partager fichiers et dossiers en ajoutant ou pas un mot de passe.
Un email avec le lien du fichier à partager permettra d’éviter de lourdes ou nombreuses pièces jointes.

Comment sauvegarder les informations partagées ?

Il est possible et souhaitable de dupliquer à des dates régulières les données sur un autre disque dur.

Le 20/09/2014
Mise à jour le 28/09/2017
Cyril Desmidt