Objet
Cette formation vise à améliorer l’efficacité d’une entreprise (Association, TPE, PME) et de ses salariés en présentant les fondamentaux de la gestion des documents engageants de l’entreprise (records management).
Ci-dessous, quelques unes des questions qui seront abordées :
- Collecter, ranger, classer et retrouver « son » information ?
- Pourquoi mettre en place un système d’archivage ?
- Qu’est-ce que le « records management » ?
- Quelles sont les règles à respecter pour bien gérer les informations de l’entreprise à l’ère numérique ?
- Que faire lorsque les règles n’ont pas été établies dès le départ ? Faut-il faire du rétro-actif ?
- Comment s’intègre l’archivage des documents engageants avec la gestion des connaissances et le patrimoine historique d’une institution ?
- Comment articuler travail collaboratif et archivage ?
- A quoi renvoie la notion de déchet informationnel ?
Objectifs
- Comprendre l’enjeu de l’archivage dans l’organisation fonctionnelle et technique d’une structure.
- Comprendre l’intérêt et l’enjeu de la mise en place d’une politique d’archivage contrôlée.
- Connaître l’environnement normatif et juridique sur les archives (norme ISO 15489, législation nationale).
- Maîtriser la production des données de l’organisation.
Public concerné
Tout professionnel s’engageant dans un processus de maîtrise de l’archivage à l’ère numérique.
Prérequis
- Fonctionnement général de l’entreprise.
- Notions de base sur les outils bureautiques (traitements de texte, tableurs).
Contenu du stage
- La notion de déchet informationnel.
- Les grands principes de l’archivage.
- Le cycle de l’information dans l’entreprise.
- Les outils de l’archivage : tableau de tri et référentiel de conservation, plan de classement, politique d’archivage, procédures.
Compétences cibles
- Identifier les documents engageants de l’entreprise et savoir les classer.
- Améliorer le travail collaboratif quant à la gestion des documents de l’activité de l’entreprise
- Mettre en place une politique d’archivage.
Méthodes pédagogiques
Apports méthodologiques techniques et juridiques 50 %
Echanges et retours d’expériences 30%
Travaux pratiques 20%
Atelier d’intelligence collective avec cas pratiques. Restitution collective des participants après chaque séance de formation.
Aspects organisationnels
3 jours
Prix : selon le type de public demandeur (entreprise ou association).
Dates : de préférence en matinée avec quelques jours d’écart entre les séances.
Lieu : dans les locaux de la société désirant la formation